
时间对每个人都是公平的,无论你是企业高管还是基层员工,一天都只有24小时。然而,为什么有些管理者能在相同的时间里完成更多有价值的工作,而有些人却总是忙碌却看不到成果?答案就在于对时间的认识和管理方式。时间是管理者最珍贵也最容易被浪费的资源,掌握时间管理的艺术,就是掌握了高效工作的关键。
张明是深圳一家互联网企业的部门经理。每天清晨八点到公司,工作到晚上十点。无数的会议、消息回复和下属请示填满了他的一天,日程表上几乎没有空档。等月底复盘时才发现,团队的核心项目进展迟缓,战略方案始终被搁置。表面的忙碌掩盖了真正的低效——在国内大量管理者中,这是一个普遍现象:辛苦“拼时间”,但未能解决最重要的问题。
时间不同于金钱和人力资源。钱可以借贷、积累,人员可以培训、调配,而时间只能一次性消费——一天24小时,无论身处什么职位都一样,且用掉就永远不会再回来。这一特点,使得时间成为最稀缺、最宝贵又最易被忽视的资源。
尤其对于中国管理者,时间的不可逆和不可替代性极为突出。企业对资金和人员调配都有制定精细计划和记录,但日常很少人真正追踪自己的时间消耗,常常只是凭直觉安排工作。
以中国主流企业的数据为例,不同层级的管理者一天时间大致分配如下:
从上表即可看到,基层和中层管理者几乎一半时间被会议和沟通消耗,留给真正战略性思考和创新的精力很少。
比如,阿里巴巴张勇在任淘宝总裁时,曾发现自己每日陷于事务性繁琐,却很难静下心来主导公司战略。他后来固定每周留出几个小时“独处”,不被打断专注思考,逐渐让核心决策和创新成为自身的主阵地。
时间还有个关键特性——不可“外包”。事务可授权,但自己的时间只能自己体验和支配,每一分钟都无法让别人去消耗。这意味着:“管理自己的时间”,是任何管理岗位不可由他人替代的基本职责。
再如,华为创始人任正非曾强调:“一个管理者最重要的资源就是时间。” 为保证高管能用于长远思考,华为建立了严格的会议安排:重要讨论集中,非核心会议可以授权不参加,高层必须至少30%时间投入战略、创新与难题分析。
时间还具有显著的累积效应。假如每天仅节省一小时用来学习或反思,一年就是365小时,相当于接近两个月的法定工作时长。这足以彻底改变个人能力和团队成绩。但若天天被琐事牵绊,每天多耗费一小时,全年则损失巨大。
举个例子:
很多管理者认为,时间管理就是追求把更多事项塞进有限时间内。但事实是,真正的高效率不是做得最多,而是用时间完成最有价值的内容——敢于舍弃不值得做的任务,把核心目标排在最优先。正如华为、腾讯等一线中国企业的共识,核心管理者不仅要“忙”,更要“忙在点子上”。
李莉是深圳一家大型制造企业的人力资源总监。她一直感叹时间总是不够用——每天忙碌到很晚,却觉得没有做成真正重要的工作。为了解决这个困惑,她决定开展一次“时间审计”,连续两周,每隔一小时用表格记录自己真实的工作内容。
记录开始后,李莉首次面对了令人震惊的事实:一天之中,原本以为“只有三四个”的会议,实际累计超过了6小时;“顺手看看邮件、回复两句”,到晚上累计竟然也占了2小时;更没想到各种临时插入的小事与打断——下属请示、同事求助、领导临时交代事项,零零散散加起来也用去了接近3小时。最终,她留给核心业务(如人力资源规划、干部培养等深度工作)的整块高质量时间,还不到2小时。

这个“时间错觉”在中国管理者中极为普遍。我们的主观印象容易高估重要工作的贡献,低估琐事的消耗,而真正反映时间去向的,往往是扎实的客观记录。
时间记录的方法并不复杂,但贵在细致与坚持。管理者可以参考下表,搭建属于自己的时间日志:
时间记录的三个关键要点:
在实际企业案例中,比如阿里巴巴的管理培训中,时间记录已成为领导晋升的必修课。众多新晋总监级干部完成记录后,发现约40-50%时间被重复会议、行政审批和应急事务占据,只有不到20%时间发挥在真正高价值产出上。美的集团曾推行过“时间体检周”活动,参与领导在一周内重点写实自己的时间去向,结果推动部门岗位调整和会议流程再造,极大促进了效率提升。
本页包含了一个交互式的“管理者时间诊断报告”。该可视化工具基于中国头部企业真实管理实践与数据,将管理者一天工作时间的碎片化分布、隐形耗时账单、典型痛点与对策等内容以动态图表和手风琴形式直观展示。通过嵌入式的诊断报告小工具,帮助读者一目了然地识别自身时间使用中的主要浪费环节,并借鉴业内标杆企业的实际改进方法,获得针对性的效率提升建议。
通过两周的时间数据,要对时间类型进行归类统计。可以采用如下模板:
最需要关注的指标就是“高价值时间”。高价值时间因岗位不同而异,比如:
判断标准很简单:没有这项投入,公司的关键结果会受影响,这种时间就是“高价值时间”。中国一线大厂如华为、腾讯、字节跳动都要求管理层主动提高高价值工作占比,为此定期组织时间记录和复盘。
时间记录的最终目标,就是提升高价值时间的绝对量与占比,让每一小时都指向核心成果。这是企业与个人突破绩效瓶颈的关键武器。
时间记录让我们清晰地看到了时间的真实使用方式,接下来最关键的一步,就是剖析时间浪费的根源并针对性地消除它们。需要强调的是,时间浪费的出现并非仅仅取决于个人自律或意志力,更多是由工作流程、组织结构、沟通机制等系统性问题所致。只有对“根本原因”下手,才有可能真正释放时间红利。
以永辉超市为例,区域经理王蕾曾抱怨每天被门店小事缠身——库存异常、设备报修、投诉处理全要过问。总部协助她梳理了门店问题处理标准,并制定“门店问题自处指南”“每日数据上报表”“紧急/非紧急分类指引”等制度后,门店能够独立处理80%事务,王蕾每天节约出至少三小时,她把更多时间投入到区域战略和人员培养上。
标准化的决策流程、信息共享平台、复盘清单等系统搭建,可以极大减少重复沟通和低水平“救火”。例如:
组织边界不明,协作链接低效,极易导致“踢皮球”。2012年美的集团大改革,明确部门职责、权责边界并公开全员,配套岗位责任清单。改革当年,跨部门会议数量同比减少40%,效率大幅提升。
以华润置地为案例,企业扩张期,只有高层能拍板,推进极慢。管理层逐步分层授权,各部门建立“关键决策清单”,并对中层进行培训,通过季度复盘监控效果,大幅提升了各条线响应速度,下属成长也更快。

授权要落地,需配套:
中国企业会议“拖、杂、长”是普遍现象。有企业将以下原则写进员工手册:
例如华为推行“极简会议”,京东提倡“站立会议”,提升效率。
同样,邮件沟通中,如果一封邮件同时讨论多个主题、抄送过多、无明确行动项,就会严重拖慢团队进度。比如腾讯内部每封重要邮件需“单主题、列表形式、结尾加责任人和截止时间”,极大提升沟通效率。
很多管理者“见急救急”,忽视重要但不紧急工作,耗费时间在反复救火。京东区域总监分享道,他后期每周都会用两小时专门做“预防性管理”:团队一对一谈话、服务分析、风险排查。这样,无形中减少大量突发危机。
优先级判断常用四象限法:
主动规划“高价值但非紧急”工作,才能减少危机反应。
如“碎片化处理”、“事无巨细全亲历”、“被动应付干扰”等,是普遍的效率杀手。比如华为多位高管每周都安排“沉浸办公日”,严禁任何打扰;有些管理者习惯每天邮件集中处理、将自身“可打扰”与“不可打扰”时间段明确告知团队。
案例:海尔一名高管每周三上午将手机调至飞行模式,专注书写战略,应急事项交由助理接管。长期坚持后,不仅战略决策质量提升,自己的时间“滴水不漏”。
很多管理者之所以被不重要的事务拖垮,根本原因是“不会拒绝”。上级临时交办、同事随手请托、下属不分轻重请示,时间很快被榨干。
真正负责任的管理者,敢于说“不”,才能守护团队与个人的高价值产出,使精力集中在最重要最能带来业绩成果的事情上。拒绝不是不合作,而是更专业地分配有限时间资源。
消除时间浪费后,下一步就需要系统性地“整合时间”,为真正重要的工作腾挪出充裕的、高质量的时间空间。这才是高效时间管理的核心:不只是减少无效消耗,更要有意识地主动规划,把时间精准投向最有价值的任务。
绝大多数关键性工作——如战略决策、产品设计、市场分析、深度学习——都要求连续、安静、不被打扰的时间。如果整天被各种杂事和碎片化沟通打断,即便忙碌到深夜,也难以产出高质量的成果。
比如,深圳某科技企业的研发总监发现,团队成员白天都在收发消息、临时会议中切换精力,开发进展极慢。后来她规定每周三、五上午为“研发专注时段”,所有成员关闭非紧急通讯工具,只专注研发。两个月后,产品迭代周期缩短了25%。
常见创造整块时间的方法:
例如杭州某制造企业的生产副总,每天早上7:30提前到办公室,用1小时独立思考当天计划与流程优化,显著提升了决策效率。
碎片化处理琐事,会不断消耗转换注意力的“切换成本”。将同类别事务集中、批量处理,能极大提升效率。
广州一位企业行政主管的经验是:她将文件审批、发票签字、内部邮件回复固定安排在每天的10:30-11:00和16:00-16:30两个时段,日常零散事项全部由助理整理后统一递交处理,避免了“随叫随签”的被动模式。她总结道:“每天能空出至少40分钟,更能专注主责工作。”
批量处理建议表:
有效的时间整合,不仅是对一天的科学安排,更涵盖一周甚至一个季度的宏观规划。中国不少高成长企业的管理层,都已高度重视“周期性结构安排”,让团队形成默契,坚持高效节奏。
例如,字节跳动某产品经理将自己与团队一周节奏划分如下:
团队成员都清楚在什么时段优先配合深度工作,何时便于协作与沟通,整体效率和凝聚力大幅提升。
此外,还可以采用如下的“一日节奏”结构表:

任何人每天都会有许多碎片时间——等会议、乘车途中、排队等候时。合理利用零散片段,可补充处理短平快的事项,也能做些轻量学习和头脑风暴。
如北京一家互联网公司的总助,把“通勤地铁时间”专门用于浏览行业新闻,积累灵感;上海某外资企业的HR则用“会议开始前等待的10分钟”草拟简短邮件、审阅审批内容。
零碎时间用法举例:
但要警惕“不宜填满所有零散时间”。大脑需要休息,应主动留白,让身心恢复。广州某著名企业家每天中午坚持“闭目冥想10分钟”,“比连续工作更有效果”。
高效管理者不仅关注个人时间利用,还须兼顾团队整体节奏。如果闭门造车、与同事互动脱节,也会影响业务协同和整体业绩。
建议为团队沟通预留固定时间。例如,每天下午4点至5点设为“问题开放时段”,同事如有需求可集中沟通,不影响其他高效时段。
山东一家制造企业的总经理每周推行“午后直通车”制度——每周二下午两小时,所有部门员工可集中反映问题,高管现场解答。这大大加快了决策、减少了反复沟通。
华为早年也推出“垂直交流日”,让高层在特定日子全天开放交流,加强了与一线的连接,提升决策效率与员工归属感。
时间整合的本质,是像管理项目和预算一样有策略地筹划时间结构,主动规划、阶段评估、科学调整,把每一份时间花在最有价值的事情上。
时间管理需要工具的支持。好的工具可以帮助我们记录、分析、计划时间,提高时间管理的效率。这里介绍几种实用的工具和方法。
第一个工具是时间日志。前面已经介绍了时间记录的重要性,时间日志就是记录时间的工具。可以用纸质的表格,也可以用电子工具。关键是要简单易用,能够随时记录。
一个简单的时间日志模板如下:
坚持记录一段时间后,可以定期分析,找出时间使用的规律和问题。
第二个工具是日程管理系统。可以用日历软件,也可以用专门的日程管理工具。关键是把所有的时间安排可视化,避免遗漏和冲突。很多管理者不使用日程管理工具,全凭记忆,结果经常忘事或者时间冲突。
使用日程管理系统的几个要点:一是把所有安排都放进日程表,包括会议、工作任务、学习时间、甚至休息时间。二是提前规划,至少提前一周安排日程。三是预留缓冲时间,不要把日程排得太满,给突发事务留出空间。四是定期回顾和调整,每周复盘一次,看看时间安排是否合理。
第三个工具是任务清单。把要做的事情列出来,按照优先级排序,然后逐一完成。任务清单可以帮助我们记住要做的事,也可以帮助我们聚焦重要的事。
一个有效的任务清单需要包含几个要素:
任务清单要经常更新,完成的任务及时划掉,新增的任务及时添加。每天早上花十分钟看一遍任务清单,明确今天要完成的重点任务。
第四个工具是番茄工作法。这是一种时间管理方法,把工作时间分成25分钟一个单元(一个番茄时间),每个番茄时间专注于一项任务,不被打断。完成一个番茄时间后休息5分钟,完成四个番茄时间后休息15-30分钟。
番茄工作法适合需要专注的工作,比如写报告、做分析、编程、设计等。它的好处是帮助你集中注意力,避免分心;同时通过短暂的休息,保持大脑的活力。很多管理者使用番茄工作法后发现,自己的专注力和效率都有明显提升。
第五个工具是会议管理清单。会议是占用管理者时间最多的活动,提高会议效率就能节省大量时间。一个简单的会议管理清单可以帮助你:
会议前检查清单:

养成使用这个清单的习惯,可以大大提高会议质量,避免无效会议浪费时间。
第六个工具是时间预算表。就像企业要做财务预算一样,个人也可以做时间预算。提前规划一周或一个月的时间分配,明确每类工作占用多少时间,然后按照预算执行。
定期对比计划和实际,可以发现时间使用的偏差,及时调整。就像企业根据预算执行情况调整经营策略一样,个人也可以根据时间预算的执行情况调整工作方式。
平安集团的一位高管在内部分享过他的时间管理经验。他每年年初会做一个时间预算,规划这一年的时间分配。比如计划30%的时间用于业务发展,25%用于团队建设,20%用于战略规划,15%用于外部合作,10%用于学习提升。然后每个季度检查一次执行情况,如果偏差过大,就分析原因并调整。这种方法帮助他始终把时间用在最重要的事情上。
这些工具都很简单,关键是要坚持使用,形成习惯。时间管理不是一次性的活动,而是一个持续的过程。需要不断记录、分析、调整、优化,才能真正掌握时间管理的艺术。
掌握了时间管理的理念、方法和工具,最后一步就是将这些知识整合起来,建立一套属于自己的时间管理系统。这套系统将帮助你将零散的技巧和经验固化为长期的习惯,持续提升你的工作效率和生活质量。
第一步:明确时间使用原则
每个人都有不同的工作职责和发展阶段,时间使用的优先级自然不同。要建立个人时间管理系统,首先要根据自己的实际情况,制定一份时间分配的指导性原则。比如设定各项核心工作的时间占比,这样能在安排任务时有明确依据。
以下是两类管理者的时间分配示例表格:
你也可以根据自身工作内容做出调整。比如互联网产品经理可能要将30%的时间用于产品设计,25%用于跨部门沟通,20%用于数据分析与优化,其余时间分配给用户反馈和学习成长。
第二步:建立日常时间管理流程
让时间管理成为每天的习惯,是效率提升的基础。下面是一个有代表性的中国管理者每天时间管理流程:
可将典型流程表格化,便于操作:
举例:格力电器董明珠的习惯 董明珠每天早晨会第一时间浏览当天行程,临睡前回顾一天得失,每周末花时间总结反思,坚持多年被认为是她高效工作的原因之一。这说明顶级管理者从小处着手,长期坚持时间管理流程,最终让自律成为下意识反应。
第三步:建立时间保护机制
再科学的计划也需要防护措施,才能免受外界干扰。你可以尝试借鉴国内头部企业管理者的机制:
例如,京东创始人刘强东对会议管理的要求详细体现在以下表格:
通过上述制度,可以最大限度避免低效会议和无序干扰,提升有效产出时间。
第四步:持续优化与反馈
时间管理系统必须动态调整,随着职位变化、工作重心转移、外部环境变更不断优化。
你可以设置简单的季度时间分配跟踪表,每季度填一次,对比计划与实际:
结合精力管理提升效果

时间有限,精力也有限。很多中国企业家都强调,良好的睡眠、合理饮食和运动能帮助他们在工作高峰期保持充沛的精力。例如,字节跳动多位高管公开分享,每周坚持三次运动,睡前远离电子产品,使大脑充分休息。只有时间管理与精力管理结合,才能实现持续的高绩效。
阿里巴巴马云曾说:“我从来不觉得自己时间不够用,因为我知道自己最该做什么。”时间管理真正的本质就是把时间用在最有意义、最有价值的事情上。
时间管理没有捷径,是一项长期习得的能力。从今天起,可以从制定简单的时间原则、养成每日自省、试行不被打扰时间开始,不断微调,不断升级。持之以恒,你会逐步形成属于自己的高效管理体系。
请牢记:时间是我们每个人最公平,也是最宝贵的资源。如何善用这24小时,最终决定你的人生成就与生命价值。从现在开始,科学规划、用心落实,真正做到用好每一小时,积累成你独一无二的职业人生。
从“时间管理的艺术”来看,全文强调:每个人都拥有同样的24小时,但高效管理者之所以能够在有限时间内产出更多价值,核心在于科学规划、主动掌控和持续优化时间的能力。首先,管理者需清楚区分重要与紧急,聚焦于高价值任务,善用“四象限法”与要事优先原则。其次,通过制订个性化时间管理流程、建立复盘与优化机制,将时间管理转化为持续性习惯。第三,需构建时间保护机制,有效阻隔无效会议与外部干扰,将宝贵时间资源最大化投入到高产出的领域。最后,时间管理不仅要与精力管理结合,还应随着角色变化和环境调整,不断反馈与修正。唯有长期践行主动、科学、高效的时间管理艺术,管理者才能把控人生的节奏,实现持续成长与卓越绩效。