长文档交付前的结构排查与修订合并
第九章的结论落在文字的三层格式上，第十章把编号、表格、图片当成三种对象来治，两章解决的都是“页面里”的问题。这一章的六件麻烦事全部发生在页面之外，目录不是文字，是一个叫 TOC 的域，它只认标题样式，不认加粗加大的字号；页码从哪里起算、哪一页横过来，归“节”管，一份没有分节符的文档在 Word 眼里从头到尾只是一个整体，不可能对其中某几页单独下指令；两个人各改一份稿子，改动挂在各自的作者名下，靠肉眼比对合稿必然漏。域、节、修订这三个机制平时藏在文档底层，长文档交付前它们会一起冒出来。
本章用一份文档从头走到尾。这份文档是《城东片区智慧园区能耗监测平台建设项目结题报告》，周五要交给园区管委会，交付前的体检查出六处问题，处理顺序就是本章的案例顺序。所有操作在 Office LTSC 专业增强版 2024 上验证，其中通配符替换出现误伤返工，PDF 字体案例里 AI 的第一次回复是错的，追问过程原文照录。
交付检查单与练习文件
交付前把整份报告过了一遍，问题记成一张检查单，后面六个案例逐行销号。归属机制一栏是排查后补上的，动手前只有前三列。
练习文件按报告原样制作，共九页，封面和目录页在前，正文六章加参考文献在后。七个一级标题和两个二级标题全部是手动加粗放大的普通段落，页脚的页码从封面起连续编号，第四章带那张十三列宽表，全文散布着二十四处圆括号年份，其中三处是“东发改（2023）118号”这类文号。打开文件看到的就是检查单上的原始现场。
模板下载：第十一章长文档练习文件
练习文件的问题之间有依赖关系，目录要等标题样式补挂之后才能生成，页码分节要在目录修好之后做才看得出效果，建议按本章顺序处理，不要跳着修。修订合并案例另有两份独立的练习稿，放在对应小节里。
空目录的域机制诊断与样式补挂
报告的目录页原本是空的，交付要求带自动目录。翻到第 2 页，把光标停在“目 录”两个字下方的空白段落里，点“引用”选项卡最左边的“目录”，在下拉的目录库里选“自动目录 1”，注意别选成列表末尾的“手动目录”，手动目录不扫描文档，插进来的是一排等着自己填字的空条目，复现不了本案例的现象。选完自动目录，插进来的却只有一行灰字，“未找到目录项。”正文明明有六个章标题加一个参考文献标题，一个都没被收进去。
未找到目录项的现场还原
标题在正文里看着有模有样，“一、项目概述”是 16 磅加粗，比正文大出一圈。提问时把标题的实际做法写清楚，这是诊断的关键信息。
我在用Word写一份九页的结题报告，正文有"一、"到"六、"
六个章标题和一个"参考文献"标题，还有两个"（一）"这样
的小标题。标题都是我选中文字后手动设置的加粗、16磅字号。
现在在第二页插入自动目录，显示"未找到目录项"，一个标题
都没收进去。标题明明和正文长得不一样，为什么目录不认？
AI 的回复把域的取材规则讲透了。
自动目录不是按"长得像标题"来收集的。你插入的目录是一个
TOC域，它扫描全文时只认两样东西：套了内置标题样式
（标题1、标题2、标题3……）的段落，或者段落格式里设置了
大纲级别的段落。手动加粗加大字号只改了文字外观，这些段落
在Word眼里仍然是正文，大纲级别是"正文文本"，所以目录域
扫不到任何条目。
修复分两步：
1. 给七个一级标题套"标题1"样式，两个小标题套"标题2"。
逐个套太慢的话，先点中一个手动标题，"开始"→"编辑"→
"选择"→"选定所有格式类似的文本"，格式相同的标题会被
一次全选中，再点一下样式库里的"标题1"即可批量完成。
2. 更新目录。有一个前提，"更新目录"按钮只对已经插入的
目录起作用，文档里还没有目录的话，点它Word会提示先
创建目录，得先用"引用"→"目录"→"自动目录1"插入一个。
你现在显示"未找到目录项"的那行就是已插入的目录，把
光标点进那行字里，"引用"选项卡最左边"目录"按钮旁边的
"更新目录"按钮点它，在弹出的对话框里选"更新整个目录"。
也可以点选目录后直接按F9，或者右键选"更新域"，三个
入口效果相同。注意右键必须落在目录文字正上方，菜单里
才会出现"更新域"这一项，点在旁边空白处是没有的。
套完样式如果标题外观变了（比如变成蓝色的等线字体），改
样式本身的定义，不要再逐个手动调回去，否则下次还是乱。
样式补挂与目录重建
“选定所有格式类似的文本”这一步值得单独说。点中“一、项目概述”再执行这个命令，七个 16 磅加粗段落同时进入选中状态，点一下样式库的“标题 1”，七个一级标题一次挂完，两个 14 磅的小标题用同样办法挂“标题 2”，前后不到一分钟。套完样式标题字体确实变成了主题默认的等线，按第九章的做法右键样式改定义，字体改成报告封面规定的方正小标宋、字号回到 16 磅，全文标题跟着样式一次归位，这个字体选择在本章最后一个案例里还会引出新的麻烦。
回到目录页，把光标点进那行“未找到目录项”，“引用”选项卡里“目录”按钮右边的“更新目录”亮了起来，点它选“更新整个目录”，九个条目带着页码全部出现，一级条目顶格，二级条目缩进一层。一开始试过在那行字附近右键找“更新域”，右键位置偏了一点菜单里就没有这一项，鼠标必须落在目录文字正上方才行，功能区的按钮位置固定，比右键好找。再开“视图”选项卡勾上“导航窗格”，左侧出现完整的标题树，这是标题样式挂对了的第二个证据，导航窗格和目录域吃的是同一份大纲级别数据。
目录、导航窗格、多级列表编号绑定，这三样东西全部以标题样式为地基，样式挂对一次，三处同时受益。反过来判断也成立，导航窗格里看不到的标题，目录里一定也收不到，排查目录问题先开导航窗格，比反复更新目录快。
分节符对页码与纸张方向的分区控制
检查单上第二、第三行是两个看起来不相干的要求，页码要从正文起算，第四章那页要横过来。它们其实是同一个机制的两次应用。Word 里页码格式、页眉页脚、纸张方向、页边距，这些“页面级”设置全部存在节里，文档不分节，这些设置就只能全文一个样。这一节把两个案例连着做，第一个案例手动插分节符并断开页脚链接，第二个案例让 Word 代插分节符，两条路都走一遍。
页码自正文起算的分节配置
交付要求是封面和目录页不显示页码，正文第一页的页码为 1。练习文件的现状是页脚从封面开始编 1、2、3 一路排到底，正文第一页显示的是 3。
我在用Word。九页的结题报告，第1页封面、第2页目录、
第3页开始是正文。现在页脚的页码从封面开始编号，正文
第一页显示3。交付要求封面和目录不显示页码，正文第一页
的页码是1。怎么设置？
这需要把文档分成两节，前置部分（封面加目录）一节，正文
一节，两节的页码各自独立设置。步骤：
1. 光标放在正文第一个字的前面（"一、项目概述"的"一"
之前），"布局"→"分隔符"→"分节符"里的"下一页"。
文档从此分成两节。
2. 双击正文第一页的页脚进入编辑状态，功能区出现"页眉和
页脚"选项卡。此时"链接到前一条页眉"按钮是亮着的，
页脚右上角有"与上一节相同"的提示，点一下这个按钮取消
链接，提示消失。
3. 保持光标在正文页脚里，"页眉和页脚"选项卡→"页码"→
"设置页码格式"→"起始页码"填1，确定。正文第一页的
页码变成1。
4. 滚动到封面，选中封面页脚里的页码删除。因为链接已经
断开，删除只影响前置节，正文的页码不受牵连。
两个注意点：只有封面不编页码的话可以偷懒用"首页不同"，
但你的目录页也不编号，"首页不同"只管第一页，管不到第二
页，必须用分节。另外"链接到前一条页眉"对页眉和页脚是
两个独立的开关，光标在页眉里点它断的是页眉，光标在页脚
里点它断的才是页脚，你的页码在页脚，注意光标位置。
执行时踩了两个坑，都值得记下来。第一个坑在第 1 步之后，插完分节符正文前面多出了一页空白。原因是“一、项目概述”这个标题段本来就带着“段前分页”，分节符自带换页效果，两个换页叠在一起挤出一页空白，进标题段的段落对话框把“段前分页”的勾取消，空白页消失。第二个坑是自己造成的，第 2 步双击页脚时鼠标点得偏上进了页眉区，顺手把“链接到前一条页眉”点掉了，页码在页脚根本没断开，做到第 4 步删封面页码时正文页码跟着一起消失。回头重读 AI 回复才发现最后一段早就提醒过页眉页脚是两个独立开关，Ctrl+Z 撤销删除，把光标放进页脚重新断链接，再删一次就对了。
光标停在正文第一个字之前，“布局”选项卡插入“下一页”分节符，插完检查正文前有没有多出空白页，有就取消标题段的“段前分页”。
双击正文第一页页脚，确认光标落在页脚而不是页眉，点掉“链接到前一条页眉”，看着“与上一节相同”的提示消失再进行下一步。
在“设置页码格式”对话框里把起始页码设为 1，回正文确认第一页显示 1、第二页显示 2。
删除封面页脚的页码，前后翻页核对，封面和目录无页码，正文从 1 连续编号，目录里的页码列也要更新一次域才会指向新页码。
第 4 步做完记得回目录页更新一次目录。目录里存的页码是插入目录那一刻的快照，正文页码重新起算后目录不会自己变，光标点进目录后按上一个案例的入口点“引用”选项卡的“更新目录”，这次选“只更新页码”即可。凡是动过分节、增删过整页内容，交付前都要把目录最后更新一遍。
单页横向的节内方向设置
第四章的分月能耗表有十三列，纵向页面里每列被压到不足一点二厘米宽，数字全部折行，这页需要单独横向，前后的页保持纵向。上一个案例分节符是手动插的，这个案例用另一条路，让 Word 自动代插。
我在用Word。报告第四章有一张13列的分月能耗表，纵向页面
放不下，每列都在折行。我想让这张表所在的页单独变成横向，
表格前后的正文页保持纵向不变。文档目前已经分了两节，
封面目录一节，正文一节。
不用自己算分节符该插在哪，用"应用于所选文字"让Word代劳：
1. 选中表格连同它前后的说明段落，也就是希望出现在横向页
上的全部内容。
2. "布局"选项卡→"页面设置"组右下角的对话框启动器（小
斜箭头）打开页面设置对话框。
3. "纸张方向"选"横向"，关键在下方的"应用于"下拉框，选
"所选文字"，确定。
Word会自动在选中内容的前后各插入一个"下一页"分节符，
把这段内容隔离成独立的一节并设为横向，你的文档会从两节
变成四节。前后的节不受影响，仍是纵向。
页码不需要额外处理。新产生的节默认保持"链接到前一条页眉"
的状态，页码会自动续排。上个问题里你断开链接是为了让页码
重新起算，这里恰好相反，保持链接页码才连续，不要顺手去断。
照做之后按 Ctrl+Shift+8 打开格式标记，能看到表格前后各多了一条“分节符（下一页）”的双虚线，状态栏用“节”显示当前节号，全文确实变成了四节。横向页上十三列铺开，“照明与插座”这些行名和十二个月的数值全部单行显示，前一页和后一页翻过去还是纵向，页脚页码 3、4、5 连续没有断。这张表如果横过来还嫌挤，配合第十章的固定列宽方法压缩首列即可，方向和列宽是两层互不干扰的设置。
同一个“链接到前一条页眉”在两个案例里的用法相反，页码要重新起算就断开它，页码要跨节连续就保留它。分节之后每遇到一处页眉页脚异常，第一反应都应该是去看这个按钮的状态，而不是去改页码本身。
通配符替换的表达式构造与误伤回收
报告里的年份引用写法混乱，《技术导则（2023）》《建设指南（2024）》这类圆括号格式散布全文，管委会的行文规范要求统一为方括号，“（2023）”改成“[2023]”。全文九页手动改会漏，年份有 2023 也有 2024，普通查找替换要跑两遍还盯不住新出现的年份，这是通配符的场合。
表达式的生成与首轮替换
我在用Word。全文散布着"（2023）""（2024）"这样的中文
圆括号年份，要统一改成方括号格式"[2023]""[2024]"。年份
不止一个值，想用查找替换一次处理所有四位数字年份，保留
数字本身只换括号。请给出Word通配符写法。
按Ctrl+H打开替换对话框，点"更多"展开选项，勾选"使用
通配符"，然后：
查找内容：（([0-9]{4})）
替换为：[\1]
解释：[0-9]{4}匹配恰好四位数字，外层的半角圆括号是通配符
的分组符号，把四位数字捕获为第1组；你文中的括号是中文
全角括号，它在通配符模式下只是普通字符，直接输入即可，
不需要转义（半角圆括号才需要写成\(）。替换串里的\1把捕获
到的年份原样放回，两侧换成方括号。点"全部替换"。
表达式贴进对话框，勾上“使用通配符”点“全部替换”，弹窗提示“全部完成。完成 24 处替换”。数量和预期对得上，看起来一次成功。
文号误伤与占位保护法
按本书的验证习惯，替换完不能直接收工。把查找内容换成“[[0-9]4]”勾着通配符做“阅读突出显示”，全文的方括号年份全部高亮，逐屏翻一遍，翻到封面就发现问题了，批准文号变成了“东发改[2023]118号”。文号里的圆括号是公文格式的一部分，不归行文规范管，同样被误伤的还有第一章立项依据里再次出现的这个文号，以及第五章的“东财建[2024]56号”，三处。“全部替换”在 Word 里是一个整体操作，按一次 Ctrl+Z 全部撤回，带着现场追问。
按你给的表达式全部替换了24处，检查时发现文号也被改了，
"东发改（2023）118号"变成了"东发改[2023]118号"，这类
文号有3处，它们的圆括号不能动。我已经撤销了替换。有没有
办法让替换跳过"（四位数字）紧跟数字加号字"的文号，只改
普通的年份引用？
Word通配符没有"排除某种后文"的语法，做不到在一个表达式
里跳过文号。实际工作里用占位保护法，三步替换：
第一步，先把文号里的括号换成一个全文不会出现的占位字符，
保护起来：
查找内容：（([0-9]{4})）([0-9]{1,3}号)
替换为：＃\1＃\2
这一步只命中"（四位数字）＋一到三位数字＋号"的文号结构，
普通年份引用后面不是数字，不会被命中。
第二步，执行原来的年份替换：
查找内容：（([0-9]{4})）
替换为：[\1]
此时文号已经不带圆括号，天然免疫。
第三步，把占位字符还原成圆括号：
查找内容：＃([0-9]{4})＃
替换为：（\1）
占位字符选什么都行，唯一要求是全文原本不存在，替换前先
用查找确认一下"＃"在文中没有出现过。
三步各自的命中数是最好的核对手段，第一步和第三步的次数必须相等，第一步加第二步的次数必须等于首轮误伤替换的总数。
3 加 21 等于 24，与首轮总数吻合，3 处保护 3 处还原，一处不差。再跑一遍“[[0-9]4]”的高亮检查，21 处方括号年份全部是该改的引用，封面文号完好如初。
通配符的“全部替换”在长文档里是高危操作，表达式想得再周全也挡不住文档里藏着你没想到的同构文本。铁律有两条，替换前保存一次文档，替换后立刻用高亮检查全文核对，发现误伤趁着撤销栈还在按 Ctrl+Z 整体回滚，不要试图手工改回。
双人修订稿的合并与冲突裁决
结论部分发给陈工和李工征求意见，两人在各自的副本上开着修订改，交回来两份文件。陈工改了能耗下降的数字并补了动态阈值的验证结论，李工补了初验整改的销项情况，两人还不约而同改了同一句话，陈工把“百分之八点六”改成“百分之八点九（按全年口径重算）”，李工把同一处改成“约百分之九”。两份稿要合成一份，冲突处要人工定夺。
模板下载：第十一章修订合并甲稿
模板下载：第十一章修订合并乙稿
我在用Word。一段结论初稿发给两位同事征求意见，两人分别
在自己的副本上开着修订功能修改，现在交回两份docx文件，
修订都还没有接受。我要把两个人的修订合并到一份文档里，
保留各自的作者信息，最后由我逐条决定采纳谁的。Word里
怎么做？
用"合并"功能，它专门处理两份都带修订的文档：
1. 随便打开一个Word窗口，"审阅"选项卡→"比较"→下拉里选
"合并"（注意不是"比较"，"比较"用于一份原稿对一份改稿，
"合并"用于两份修订稿）。
2. 对话框里"原文档"选甲的文件，"修订的文档"选乙的文件，
点"更多"展开选项，把"修订的显示位置"选为"新文档"，
这样两份原稿都不会被动到。
3. 确定。Word生成第三份文档，两个人的修订都在里面，不同
作者的修订颜色不同，把鼠标停在修订上会浮出作者名和
修改时间。
如果弹出提示说格式修订有冲突、只能保留一个文档的格式
更改，选哪份都行，它指的是字体段落这类格式层面的改动，
两人只改文字内容的话这个选择不影响结果。
合并完成后打开"审阅"→"审阅窗格"，修订按顺序列成清单，
逐条右键"接受"或"拒绝"。同一处文字两人都改过的，两组
修订会叠在同一个位置，这就是需要你裁决的冲突点，先拒绝
不采纳的那组，再接受采纳的那组。
"合并"一次只能处理两份文档，有第三个人的修订稿，就拿
合并结果再和第三份跑一次合并。
照步骤执行，“原文档”选甲稿、“修订的文档”选乙稿、显示位置选“新文档”，确定后果然弹出了 AI 预告的格式冲突提示，勾选保留甲稿格式继续。合并出的新文档里陈工的修订一种颜色、李工的另一种颜色，审阅窗格列出全部九条修订。逐条裁决，李工在第一段补的销项说明和第四段补的权重说明照单接受，陈工在第三段补的验证结论和第四段的经费表述修改也接受。冲突点在第二段，“百分之八点六”上叠着两组修订，陈工的改法附了“按全年口径重算”的依据，李工的“约百分之九”是概数，采纳陈工，先右键拒绝李工的删除和插入，再接受陈工的删除和插入，句子干净落定。
裁决完把“显示以供审阅”切到“无标记”通读一遍成稿，确认语句连贯，再切回“所有标记”确认审阅窗格清空，一条修订都不残留才算合并完成。带着未处理修订交出去的文档，接收方打开就能看到全部修改痕迹和被删掉的原文。
“比较”和“合并”在同一个下拉菜单里，分工不同。手里是一份干净原稿加一份别人改过但没开修订的稿子，用“比较”，Word 会把两份的差异生成为修订；手里是两份都带着修订的稿子，用“合并”。选错功能得到的结果文档会把对方的修订当成普通文本处理，作者信息就丢了。
字体嵌入缺失的诊断与导出修正
报告定稿后导出 PDF 发评审。上一版就在这个环节出过事，标题用的方正小标宋简体在自己电脑上显示端正，评审专家打开 PDF 却看到标题变成了宋体，字形宽度变化连带每行末尾的断字位置全变，目录页码跟着错位。这一版导出前要把问题根治。
首答无效的执行实录
我在用Word。报告标题用了方正小标宋简体，在我电脑上导出
PDF显示正常，把PDF发到没装这个字体的电脑上打开，标题
变成了宋体，行宽变化导致版面错位。怎么让PDF在任何电脑上
都显示原来的字体？
AI 的第一次回复如下，原样贴出。
这是字体没有嵌入导致的。在Word里开启字体嵌入：
"文件"→"选项"→"保存"，勾选"将字体嵌入文件"，建议同时
勾选"仅嵌入文档中使用的字符"以减小文件体积。设置后重新
导出PDF，字体会随文件一起带走，任何电脑上都能正常显示。
路径是真实存在的，勾上两个选项重新走“文件”“导出”“创建 PDF/XPS”导出了一版，拷到一台没装方正字体的笔记本上打开，标题还是宋体，版面照样错位。设置没起作用，带着结果追问。
按你说的勾选了"将字体嵌入文件"，重新导出PDF，在没装
字体的电脑上打开标题仍然被替换成宋体。设置好像没有生效，
为什么？
追问更正与嵌入验证
抱歉，上一条答案答错了地方。"将字体嵌入文件"这个开关
只作用于docx文档本身，它解决的是"docx发给别人、对方在
Word里打开"的场景，对导出PDF没有任何影响，PDF的字体
嵌入由导出过程自己控制。
两个处理方向：
方向一，导出时强制嵌入。"文件"→"导出"→"创建PDF/XPS"，
在发布对话框右下角点"选项"，勾选"符合ISO 19005-1(PDF/A)"，
确定后发布。PDF/A标准强制要求嵌入全部字体，Word会把
用到的字体以子集形式打进PDF。
方向二，如果方向一导出后问题依旧，说明这款字体的许可
信息禁止嵌入，部分商用字体会这样设置，Word遇到不可嵌入
的字体只能静默替换。这种情况换字体是唯一干净的解法，
选一款许可允许嵌入的同风格字体，或者直接用系统自带的
宋体加粗方案。
验证方法：不用找第二台电脑，用PDF阅读器打开导出的文件，
"文件"→"属性"→"字体"选项卡，列表里每个字体名后面带
"(嵌入子集)"字样的就是已嵌入，光秃秃只有字体名的就是
未嵌入，靠接收方电脑碰运气。
按方向一重新导出，发布对话框的“选项”里勾上“符合 ISO 19005-1(PDF/A)”，导出后用阅读器查文档属性，字体列表里“FZXiaoBiaoSong”后面跟着“(嵌入子集)”，此前那版 PDF 同一位置什么都没有。新文件拷到那台没装字体的笔记本上打开，标题字形与原稿一致，目录页码不再错位。两版 PDF 的字体属性页并排放着看，问题出在哪、修没修好，一目了然。
勾选 PDF/A 有代价，这个标准会把透明效果栅格化处理，文档里带大量高分辨率图片时导出体积会明显增大。纯文字加普通图表的报告放心勾，图册类文档先导一版看体积，超出接收方的附件限制就回到方向二换字体。
“将字体嵌入文件”管 docx，导出对话框的“选项”管 PDF，两个开关互不相通。AI 把它们混为一谈是这个问题下的高频错误，验证手段比答案本身更值钱，学会看 PDF 属性里的字体列表，任何一次导出都能当场自检，不必再找第二台电脑试。
本章提示词模板
六个案例按交付工序归位，提问时必须交代的信息和交付前的检查动作汇总如下。
三类场景的空白模板如下，方括号内容替换成实际情况。
【让AI诊断文档结构问题】
我在用Word。文档共[页数]页，结构是[封面/目录/正文的分布]，
标题的做法是[手动格式/标题样式]，目前分节情况是[未分节/
几节]。现在的问题是[目录、页码、纸张方向的具体表现]。
想要的结果是[逐页说清楚哪页什么样]。
【让AI写批量替换表达式】
我在用Word。全文散布着[目标文本的结构描述]，样例如
[贴两三个原文]。要统一改成[目标格式]。文中还存在
[不能被误伤的同构文本及其样例]。请给出通配符写法，
并说明怎么避开例外情形。
【让AI处理修订与导出】
我在用Word。现状是[几份修订稿/要导出PDF]，相关信息是
[作者数量、是否开修订/使用的字体、接收方环境]。出现的
问题是[合并需求/导出后的具体异常]。请给出功能路径和
逐步操作。